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いま、僕にできること。

ビジネスパソコン指南書 ワードの入力編

ビジネスパソコン指南書 ワードの入力編

ワードで文章を作成するときに、アウトライン って使っていますか?

 

ビジネスでは、ワードで文章を作ることが多いと思います。基本的な数ページの文章ならば、上記のアウトラインを使う必要はないと思います。会議案内文書、FAX送付状、各種定型書類、etc etc 

 

でも、「作業マニュアル」「製品取扱説明書」「製品仕様書」など、文章が数十ページにわたり、さらに、各項目が存在し、目次を作成する必要がある文章には、まずは、アウトラインを使っていただきたい。

※Word2007 の場合は、[表示]→[アウトライン] で利用可能です。

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 文章を考える場合、このアウトラインを先行して検討すると長い文章の場合、文書作成がはかどります。これは、先に見出しを考えることで、考えがまとまり、作業効率的に文書作成ができます。(一度試してみてください。)

 

アウトラインを使う利点

  1. 考えがまとまる
  2. 見出しを付ける
  3. 項目ごとに分担ができる
  4. 目次が自動で生成できる
  5. 見出し番号が自動で採番される

大きな文章を作成するときには、上記の利点が大変大きくなります。

 

でも、日常的に作成する、3ページから5ページ程度の作業マニュアルにおいても、アウトラインから「見出し」をつけておけば、文書内容が改定された場合でも、目次ページが自動で更新されます。項目を追加しても、見出し番号が自動で採番されるので、文章のメンテナンス性が向上します。作業マニュアルの改訂で、番号や目次がバラバラになるのを防ぎます。

 

普段から、作成する文書をアウトラインから作成するように練習しておけば、大きない文書を依頼された時にも、効率よく作成でっきるようになると思います。さらに、見出し先行で考えた場合、一部項目を他人にお願いしやすくなります。複数人で作業する場合にも、効果絶大です。

 

明日からの文書作成時に、さっそく初めてみてください。

 

【注意】

僕の個人的趣味で記事を記載しています。

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