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いま、僕にできること。

読むだけビジネスパソコン指南書 電子メール編

読むだけビジネスパソコン指南書

会社で、電子メールを使うことは当たり前です。十年程前なら、社員数人で共有パソコンが1台なんてこともあったと思いますが、今では、社員一人に1台のパソコンが割当られている会社が多いのではないかと思います。パソコンから送るメールで仕事が進むなんてことも当たりまえなので、少しでも効率的な仕事できるメールを送信してほしいと思います。 

 

 

【電子メール】を使う時 

  1. 電子メールに記載した内容が相手に正確に伝わると思わないで書く。
  2. 署名は自分の連絡先を付ける
  3. 「1メールで1案件」 で簡潔にする
  4. 内容を伝えたい相手をまず記入する
  5. メールを読んで、相手に期待するアクションを記載

 

1 電子メールに記載した内容が相手に正確に伝わると思わないで書く

メールですべてを済ませようなんて思っちゃいませんか?

せっかくメールを送信したのに、送り先の相手から、メール内容の確認電話が入ってきたりしませんか?

「メール送ったのに」「メールに書いてあります」 って思っていませんか?

正確に伝わらないことを前提にして、文書を書くことで、内容が伝わるように努力した文書になる。

※メール件名に「重要」「至急」とか書いておいて、メール送りっぱなしの人がいる。

  本当に至急なら、電話したほうがよいのでは?

 

2 署名は自分の連絡先をつける

たまに、メール署名に会社の商品紹介などが長文で書かれていることがあります。メルマガと思うほどの文書量があったりします。メールの署名は名刺と一緒。余計な宣伝より、自分を特定してもらえるように会社名・名前・連絡先を記載しましょう。

 

  「1メールで1案件」 で簡潔にする

1つのメールに相手に聞きたいことを沢山詰め込んでませんか?

「●●の件」

「××の指示」

「□■のお知らせ」

など、聞きたいこと、伝えたいことを1つにまとめてくれた方が、受信した方も処理し易いです。特に、メール受信量が多い人に送るときは、分割したほうが、返信がされやすいはずです。関連事項を2・3項目合わせて記載することはありますが、まちがっても、仕事の内容の続きに、飲み会の時間などを合わせて記載することのないように注意してください。

 

 内容を伝えたい相手をまず記入する

メール先頭に、宛名を記載することを忘れずに。

海山商事株式会社 磯野様」など 宛名を書く! Ccを付けた複数者に同時送信する際には、宛名が無いと、だれも自分のことだと思わずにスルーされるときもあるので、注意しなくていはいけない。まずは、だれに宛てた内容なのか明確に!

社内でCcを利用して、「だれか手伝ってくれませんか」と宛名を書かずに送信すると、まず有力な人材からの返答は少ない・・・。

 

 メールを読んで、相手に期待するアクションを記載

メール内容の上段(前半)に、今までの経緯が書かれている場合があるが、まずは、相手に求めるアクションを記載したほうがよい。

「●●見積はいかがでしたか?」

「××の指示いただけますか」

「飲み会、確定しました。下記日時と場所確認しておいてください」

あと、どのように対処したら良いかわからないときに「どうしたらよいですか」の文面でメールが送られてくる場合があります。この場合、送信者が考えるいくつかの対処方法を提示したほうが良い考えます。対処方法が全く思いつかない場合は、しかたないのですが、ある程度提案した文章の方が、相手には好印象になるのではないかと思います。正直、「どうしましょ」だけのメールをもらう場合があるのですが、「どうでもよい」と思ってしまいます。

 

 

 

【注意】

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